“If I had more time, I would have written you a shorter letter.”
Blaise Pascal
A forma como as semanas de trabalho estão organizadas remonta à era industrial. Nessa época, mais tempo a trabalhar significava mais produtos, logo melhores resultados. Hoje mais horas de trabalho não significam, obrigatoriamente, maior produtividade. Fará então sentido, quando tudo se transformou, manter as mesmas dinâmicas de trabalho?
Muito se tem falado na semana de 4 dias de trabalho. Na minha opinião, essa discussão existe muito por culpa do setor público. Isto porque importa discutir o impacto da medida quando aplicada a todos os profissionais do estado. E digo isto porque, na realidade, hoje já são várias as empresas privadas que adoptaram este modelo. Logo, uma possível legislação servirá apenas o setor público.
Mas quer seja no público ou privado, a discussão deveria antes passar pelo significado de produtividade. Trabalhar mais horas não significa ser mais produtivo. Aliás, eu acredito até, que as horas são apenas uma métrica e em muitos casos uma péssima métrica.
A pandemia que vivemos durante dois anos acelerou a adoptação, em muitos casos, de um modelo híbrido ou mesmo totalmente remoto de trabalho. O que foi positivo. Mas a falta de experiência e os velhos hábitos, conduziram a um aumento do número de reuniões, emails e mensagens.
O que antes acontecia, muitas vezes, numa curta conversa de manhã ao sabor de um café, hoje é uma reunião. Mais uma call e / ou uma longa sequência de emails. E isso gera uma ideia errada de progresso. Acreditamos que estamos a trabalhar imenso, a produzir resultados, a ser muito produtivos, mas infelizmente não é verdade.
Esta dinâmica trouxe menos foco nas tarefas e mais multitasking, que nem sempre é utilizado de forma positiva – porque ele pode ser positivo. O grande desafio passa então por entender como nos podemos focar mais e em que tarefas.
E lembra-te que muitas vezes, apesar de muitos não acreditarem, uma reunião apenas serve para remover o foco. Porque ela interrompe um dia de trabalho, porque se prolonga por mais tempo do que esperávamos, e, porque muitas vezes traz ainda mais dúvidas do que antes.
Então o que devo fazer para ser mais produtivo?
Para começar deves aprender como ocupas o teu tempo. Medir os teus dias, entender a tua realidade. E não vais lá com suposições, tens de ter certezas.
Porque a única forma de mudar é sabendo o que mudar. Não faz nenhum sentido lançares-te de cabeça em mais um sistema ou técnica de produtividade se não te conheceres bem. Todos somos diferentes e uma fórmula ou sistema, por mais incrível que seja, pode não funcionar contigo. Importa analisar ao detalhe o que acontece.
Ferramentas como o Toggl podem ajudar-te a medir o teu tempo. Mas, sei bem a disciplina necessária para as usarmos. E quando falhamos, colocamos tudo em causa.
Recentemente descobri o Interstitial Journaling, uma técnica simples para medir o teu tempo. A ideia passa por criares um ritual de registo de tudo o que fazes, num journal, que pode ter o formato que te seja mais conveniente. Sempre que inicias uma tarefa escreves o que irás fazer e a hora de começo. Quando terminas, registas a hora a que terminaste. Simples. A parte poderosa desta técnica está na consciência que te traz.
Sempre que quiseres de mudar de tarefa vais ter de registar, logo, quando pensas em fazer uma pausa para ires às redes sociais, por exemplo, vais pensar duas vezes.
Experimenta esta técnica, ou usa o Toggl, durante uma semana. No final, analisa os teus dados. E percebe o que queres mudar.
E agora que sabes onde passas o teu tempo…
É o momento de começar a optimizar o mesmo.
Para mim a produtividade não significa fazer mais, mas melhor. Fazer no mesmo tempo o que tens de fazer, mas com maior qualidade. Se o fizeres vais com certeza ter mais tempo para outras coisas. Para leres, fazeres aquele curso que desejas, ou simplesmente relaxar.
Já li e vi muita coisa, mas para começares e teres maior probabilidade de sucesso, recomendaria o artigo “10 Time Management Tips That I Genuinely Use Everyday” de Ali Abdaal. Ele reuniu neste as suas 10 dicas de produtividade, que usa diariamente. O Daily Highlight é para mim dos conselhos mais poderosos.
É importante reforçar que a produtividade depende muito dos hábitos e da disciplina. Duas coisas muito complicadas. Por isso é tão importante que o primeiro – os hábitos – sejam o mais simples possível numa fase inicial. Quanto menor a tracção, maior o grau de sucesso.
Como referi acima, um dos grandes entraves à produtividade está relacionado com a quantidade de emails que recebemos. No vídeo abaixo, Tiago Forte partilha como gere o seu email. Como optimizou o mesmo para despender o menor tempo possível nele. Poderá parecer extremamente radical em alguns pontos, mas em outros, acredito que será proveitoso.
Em resumo
Acredito que para sermos mais produtivos temos de ter uma maior consciência das nossas escolhas e actos. Muitas vezes entramos em modo automático, fazemos as coisas de forma reactiva, sem reflectir sobre o impacto das mesmas. Medir é um primeiro passo para entendermos melhor como trabalhamos e, a partir dessa informação, definir estratégias e ferramentas que nos permitam melhorar.
O tempo é um bem limitado, que temos de saber valorizar. Podemos fazer muito mais, depende apenas das nossas escolhas. E espero que o tempo que demoraste a ler este artigo tenha sido uma boa decisão e um bom investimento.