Como Ser Mais Produtivo

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Ao longo dos últimos meses foram nos colocados novos desafios. Vimo-nos forçados a adaptar rapidamente a uma nova forma de trabalhar (remotamente). E para muitos, trouxe ainda o desafio acrescido de conciliar o trabalho com a vida familiar – os miúdos por casa a interromper a todo o momento.

No meu caso, obrigou-me a criar novas rotinas, novos hábitos. Vi-me ainda “obrigado” a criar um espaço de trabalho próprio. Mas mesmo assim, sentia que poderia melhorar e daí surgiu o desafio: como posso ser mais produtivo?

Identificaste com este meu desafio? Então continua a ler.

Para além da criação de um espaço de trabalho adaptado às minhas necessidades, decidi ir até ao YouTube e procurar mais sobre o tema “produtividade”. Já subscrevia alguns canais (Matt D’Avella, Ali Abdaal e Thomas Frank), mas de facto não lhes dava a devida atenção. Repensei a minha estratégia e defini que diariamente teria de ver um vídeo sobre este tema.

Para começares recomendo que vejas este vídeo ?

De qualquer das formas, faço um rápido resumo. Considera a existência de 5 Princípios da Produtividade:

Capture
Não uses a tua memória, o teu cérebro, como uma to-do list. Ele está desenhado para gerar ideias, não para as guardar. Para isso utiliza uma ferramenta externa (mais abaixo partilho as ferramentas). E sim, aponta tudo. “Ah! Tenho de enviar aquele email”, não confies, escreve, aponta na app.

Clarify
Quando escreves a tarefa sê o mais claro possível. Se a ideia é responder a um email que recebeste com um convite para participar num evento, coloca algo concreto e objectivo: “Responder durante a manhã ao email do pedido de confirmação da minha presença no evento X”. Visualizar a tarefa com uma janela temporal e de forma clara torna-a mais exequível.

Organize
Utiliza uma app / plataforma que te permita organizar tudo de forma estruturada. Será mais simples e rápido aceder aos conteúdos que vás reunindo.

Reflect
De forma regular olha para o sistema que criaste, entende se está a ser um contributo para a tua produtividade e se pode ou deve ser melhorado em algum aspecto.

Engage
Agora é o momento de fazer. Olha para as tuas notas, para o teu sistema, e começa a trabalhar.

As Ferramentas

Depois de ver este e outros vídeos, comecei a pesquisar por um sistema que me permitisse fazer um registo das tarefas. Conhecia várias, descobri outras, e usava algumas sem grande sucesso. Mas fica aqui o meu review:

Trello
É uma ferramenta que permite gerir projectos. Podes usar de forma individual ou em equipa. No meu caso, uso para gestão dos projectos que tenho. Já tive oportunidade de trabalhar com a mesma para gestão de projectos em equipa e parece-me uma solução prática e simples de usar. Se quiseres entender melhor, este guia é uma boa opção.
Neste meu desafio, usei para registar e organizar tudo o que tenho para fazer a longo prazo.

Evernote
Tinha por hábito criar no Gmail um email de rascunho com ideias, e a partir daí ia desenvolvendo as mesmas. Acontece que num dia destes eu apaguei um desses emails. Tinham sido semanas a recolher informações e a organizar… Semanas.
No dia seguinte reactivei a conta no Evernote e organizei o meu sistema. Tenho agora tudo organizado e dividido por categorias, temas, etc. Recomendaria precisamente para criar o sistema referido no ponto “Organize”.
Nota: Continuo a usar o Gmail, mas copio e organizo posteriormente no Evernote.

Tweek
De todas as aplicações que experimentei e com as quais me cruzei esta foi sem sombra de dúvidas a que mudou a minha forma de trabalhar. Não há forma mais simples de apontar as tarefas e manter o teu foco. Uma app simples (tem versão desktop também) que tem como objectivo organizares as tuas tarefas de forma semanal. Na prática uma cópia de um qualquer post-it, mas em versão digital. Tem uma versão gratuita que pode servir perfeitamente os teus objectivos. Na versão paga encontras algumas funcionalidades extra (Ex.: sincronização calendário Google) que podem melhorar o teu workflow. Sou um grande fã e chega a ser ridículo, porque a plataforma é mesmo simples.

Bullet Journal
O papel funciona sempre. Bullet Journal era algo sobre o qual já tinha lido um pouco e visto outras pessoas usarem, mas tinha algumas reticências. Até que fui estudar como deve de ser. Vi vários vídeos sobre o tema e à medida que ia avançando entendi uma coisa: não há um bullet journal para todos. Tu deves de pensar no que pretendes medir, qual o teu objectivo em concreto e o que esperas retirar daí. No meu caso, uso-o para fazer um registo de hábitos, manter um resumo / balanço diário (que me permite entender onde posso melhorar), para fazer um primeiro draft de ideias, e ainda está em desenvolvimento. Sim, a parte engraçada é que há medida que vamos usado entendemos onde podemos melhorar, a tal parte do “Reflect”.

Se continuarem a preferir o formato digital, podem experimentar usar o The Daily Mini-Journal. Uma página online simples que permite organizar as vossas tarefas diárias, praticar a gratidão e estabelecer um grande objectivo diário. É uma opção interessante que me pareceu interessante.

Sugiro um vídeo sobre este tema:

Outras Ferramentas (que experimentei)
Notion
Esta é outras das ferramentas que tive oportunidade de testar e que está a crescer imenso. Permite um nível de personalização incrível. Mas pode ser um pouco confusa. Se quiseres saber um pouco melhor como funciona recomendo este vídeo.

Noisli
Se gostas de som ambiente, da natureza, etc. pode ser interessante. Eu de forma geral gosto de trabalhar em silêncio. Mas esta plataforma surgiu-me numa das minhas pesquisas e experimentei. Não fiquei convencido. Mas pode resultar para ti.

O Sistema

Para além da questão profissional, uma das minhas preocupações estava relacionada com a capacidade de retirar maior proveito dos livros que leio. Mais uma vez, nada que uma incursão pelo YouTube não te ajude a resolver.

Já conhecia e, inclusive, partilhei na minha newsletter o sistema do Ryan Holliday (para ver aqui), mas precisava de algo mais simples. Foi então que vi o vídeo de Thomas Frank:

Poderá até parecer um sistema simples e mesmo óbvio, mas quantos de nós o usamos? Pois bem, sempre tive muito “respeito” pelos livros e evitava escrever nos mesmos, mas isso acabou. Agora leio um livro, sublinho ideias importantes, coloco notas e no final de o ler volto a rever as notas e destaques e organizo a info numa pasta no Evernote. Outros artigos interessantes sobre este tema são este ou este.

Em Acção

Objectivos claros
De que vale definires 30 tarefas para um dia se sabes que à partida não as irás conseguir realizar. Só vai aumentar os teus níveis de frustração e stress. Sê realista.

Lei de Pareto
Esta defende que 80% dos efeitos advém de 20% das causas. Ou seja, não é por trabalhares mais que vais produzir mais. Só tens de entender quais são os teus 20% e manteres o foco na realização desses.
Por exemplo, segundo este princípio, 80% das vendas vêm de 20% dos clientes. Portanto, é nesses 20% que temos de concentrar a maior fatia do nosso tempo e esforço.

Pequenas Tarefas
Divide as tarefas, sempre que possível, em pequenas tarefas. O sentimento de conquista e de realização vai aumentando à medida que vamos conseguindo riscar da lista as tarefas concluídas. Uma tarefa grande e complicada pode levar-nos a hesitar e não é isso que se pretende.

Pomodoro
Uma forma de mantermos os hábitos saudáveis é medindo o tempo que trabalhamos. Nesta nova realidade é muito normal ouvirmos as pessoas dizerem que passam mais tempo no computador do que era normal. Utilizando a técnica Pomodoro conseguirás definir períodos de tempo onde te deves manter focado naquela tarefa em concreto, evitando qualquer distracção, sabendo que após esse tempo podes e deves fazer uma pausa. Uma forma simples para atingires os teus objectivos e cumprires as tarefas da tua lista.

Horário
Define um horário para realizar tarefas específicas. Por exemplo, se no teu caso for possível, define horas para responder aos emails. Estabelece que só irás responder aos emails às 12h e às 17h. Podes até colocar um autoreplay a indicar isso mesmo e a explicar que se for um tema muito urgente devem recorrer a outro canal para te contactarem.

Evitar Distrações
Para aumentar o meu foco e criar maior disciplina instalei a extensão Intention no Chrome. Esta bloqueia o acesso a websites que eu indique e mede o tempo que os uso.
Outra aplicação que comecei a usar foi o 1Password, por dois motivos. Primeiro, permite-me ter maior segurança online, já que redefini todas as minhas passwords para novas que me são impossíveis de recordar. E em segundo, fiz logout das plataformas todas o que me obriga a um passo extra quando me lembro de aceder às mesmas, o que pode ser um lembrete para não as usar.

Em Resumo

Este tem sido um desafio interessante de realizar. Pelos resultados que tenho alcançado, mas também pelas descobertas que tenho feito pelo caminho. Mas sei que é um processo de melhoria continua e isso também é a parte interessante deste desafio.

Espero que esta experiência pessoal possa contribuir para uma evolução do teu lado. É esse também o meu objectivo.

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